طبق تحقیقات انجام شده اگر فردی با خستگی محیط کار خود را آشفته رها کند، فردا صبح زمانی که باز می گردد و این محیط را میبیند، خستگی دیروز دوباره در بدنش پدید می آید.
این موضوع اهمیت نظام آراستگی در سازمان ها را نشان میدهد که چه مقدار می تواند در بهره وری و افزایش آن موثر باشد.
این نظام نخستین بار توسط ژاپنی ها به اجرا در آمد و نام این نظام هم تشکیل شده از 5s است :
ساماندهی Seiri
پاكیزه سازی Seiso
نظم و ترتیب Seiton
استانداردسازی Sekitsu
انضباط Shitsuke
5s پیش شرط اجرای موفقیت آمیز سایر سیستم ها و مدلها می باشد و مزیت آن این است که در همه جا قابل پیاده سازی است.
از ضرورت های مقدم بودن اجرای این نظام می توان به نمونه های زیر اشاره گردد :
- سرعت دستیابی افزایش می یابد.
- نتایج برای همه ی افراد قابل درک است .
- محیط کاری تمیز و سازمان یافته خواهد شد .
- عمر وسایل و ابزارآلات کار افزایش می یابد.
- هزینه پیاده سازی کاهش پیدا میکند.
ساماندهی:
عبارت است از شناسایی ابزارهای موردنیاز محل کار ،مجموعه گامهایی که ما در محل کار مشخص میکنیم که چه چیزی باید نگه داشته شود و چه چیزی نباید نگه داشته شود یا مشخص نماییم که در یک مکان چه ابزاری مورد نیاز است و آنها را از ابزارهایی که مورد نیاز نیست جدا کنیم. هر منطقه کاری فقط باید شامل اقلامی باشد که برای انجام کار در آن منطقه نیاز است.
نظم و ترتیب :
هر چیزی در محل کار باید یک مکان مشخص داشته باشد و در واقع هر چیزی باید سر جای خودش باشد. در این مرحله باید اقلام را دسته بندی کنیم تا به راحتی بدانیم که هر چیزی در کجا قرار دارد.مثل آنچه که یک تعمیرکار روی میز کارش دارد و به راحتی میداند که هر ابزاری را که نیاز دارد در کجا قرار دارد. هنگامی كه هر چیز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كیفیت و ایمنی كار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود.
پاکیزه سازی :
این اصل به آنجا برمیگردد که ما در محیط تمیز با روحیه بهتر به کار میپردازیم. پاكیزه سازی عبارت است از نگهداری محل کار، بهبود ظاهر محل کار و مهمتر از آن جلوگیری از کثیف شدن محل کار همچون دور ریختن زوائد و پاكیزه كردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی.
استاندارد سازی :
استاندارد سازی عبارت است از كنترل و اصلاح دائمی سازماندهی ، نظم ، ترتیب و پاكیزگی. که این مهم با بازبینی دوره ای ، تشکیل کمیته های بازرسی ، استفاده از علائم و نشانه ها و . . . صورت میگیرد.
انضباط :
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یك وظیفه خاص. نكته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این كار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام كار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود
5s در نهایت منجر به بهبود فرایندهای ذیل میشود:
کاهش زمان نصب
کاهش زمان چرخه
کاهش حوادث
کاهش ضایعات
افزایش امنیت
افزایش فضای اداری در محیط کار
عوامل موثر در اجرای 5S:
عوامل متعددی بر اجرای این سیستم، تاثیر می گذارند. شدت اثر برخی از این عوامل به حدی است که اجرا یا عدم اجرای این سیستم، منوط به آن ها است. شدت این تاثیر وابسته به عوامل و شرایط و ماهیت خاص هر سازمانی است.
به طور کلی می توان این عوامل را در پنج دسته طبقه بندی نمود:
1- عوامل برون سازمانی
2- عوامل درون سازمانی
3- عوامل فردی
4- عوامل کاری
5- عوامل سیستمی
مزایای پیاده سازی 5S:
- ایجاد یک نظم فراگیر
- زیمنه سازی برقراری انضباط سازمانی
- کاهش ابهام در کار
- زیباسازی محیط کار
- بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی های آن
- ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماری های کاری
- آسان شدن و کم زحمت شدن انجام کار
- دسترسی آسان ترواحت تر به اسناد، قطعات، ابزار و سایر لوازم مورد نیاز و جلوگیری از گم شدن آن ها
- کاهش اشتباهات و دوباره کاری ها
- افزایش روحیه کارکنان
- بهبود روابط کارکنان
- کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار
- فراهم شدن شرایط لذت بردن از کار
- کاهش خرابی ماشین آلات
- تثبیت و بهبود کیفیت
- افزایش راندمان و کارایی
- کاهش زمان انجام کارها
- کاهش وابستگی امور به اشخاص و امکان ایجاد گردش شغلی در سازمان
- کاهش ضایعات ناشی زا نابسامانی و در هم ریختگی
- جلوگیری از ضایع و فاسد شدن مواد فاسد شدنی
- چلوگیری از استفاده اشتباه و نابجا از فرم ها، مواد، قطعات و ابزارهای نسبتا مشابه
- افزایش طول عمر ابزار و ماشین آلات
- نهادینه شدن فرهنگ بهره وری
- تشخص بخشی (شخصیت دادن) به کارکنان
- جلب نظر مشتریان
- افزایش تعلق سازمانی
- زمینه سازی فرهنگ خود انظباطی
- کاهش استعفاء و ترک سازمان
- افزایش جذابیت محیط کار